Alors que la crise de la COVID-19 se poursuit, les plaintes concernant la fatigue des réunions augmentent. Votre journée est-elle remplie d’appels consécutifs sur Zoom, où vous fixez vaguement le visage mal éclairé d’un collègue sur votre écran d’ordinateur, alors qu’il vous donne une mise à jour ou vous présente un rapport quotidien?
« Je saute d’un appel Zoom à l’autre pendant des heures, a déclaré un client. Je peux à peine faire mon vrai travail; et je commence à perdre ma concentration pendant ces appels. »
Il y a certainement un meilleur moyen de travailler.
Il est facile de voir comment ce mode de communication non durable a commencé. Avec la mise en place de l’éloignement physique, de nombreuses équipes ont été poussées de manière inattendue dans une situation de télétravail sans aucune directive établie ni expérience de travail à distance.
De nombreux dirigeants se sont retrouvés à se démener pour élaborer de nouvelles directives de travail, et ont cherché des conseils et de bonnes pratiques en ligne. Ce n’est pas un mauvais endroit pour commencer les recherches, même si une grande partie de ces conseils sont basés sur des circonstances plus normales. Pour de nombreux employés, la situation actuelle comporte plusieurs variables qui ne sont généralement pas prises en compte lors de l’élaboration de politiques, de procédures et de meilleures pratiques sur le télétravail : espaces de travail partagés avec les membres de la famille et les colocataires, tâches d’enseignement à domicile, enfants et animaux de compagnie faisant un désordre dans l’espace de travail, stress et inquiétudes liés aux finances et à la santé, connexions internet instables, etc.
Dans des circonstances normales, la règle généralement citée pour les équipes et travailleurs à distance est que le gestionnaire peut avoir besoin de communiquer, de manière intentionnelle, deux fois plus que lorsque l’équipe est située dans un espace de bureau. Mais il semble que deux fois plus, c’est devenu trop.
Je suggère plutôt une approche moins prescriptive de la communication entre équipes virtuelles – une approche conçue pour optimiser la qualité des relations et minimiser le niveau de stress des membres de l’équipe. Certaines stratégies de communication d’équipe peuvent fonctionner parfaitement. Si c’est le cas, il n’est pas nécessaire de faire des ajustements. Pour les autres dirigeants sportifs, les lignes directrices suivantes devraient vous aider à élaborer un plan adapté à votre équipe.
Évaluez vos besoins en matière de communication : Il est important de commencer avec « la fin en tête » et de considérer ce que votre équipe tente d’accomplir (c’est-à-dire vos différents objectifs d’équipe), et penser au type, à la qualité et à la fréquence de communication qui seront nécessaires pour vous aider à y parvenir. Faites l’inventaire des réunions que vous avez déjà mises en place et déterminez si elles contribuent à la réalisation de ces objectifs. Par exemple, si l’un de vos principaux objectifs est d’élaborer une stratégie de commandite globale et innovante nécessitant la contribution de certains membres de l’équipe, veillez à ce que la communication nécessaire pour y parvenir soit représentée dans votre plan. Il se peut que vous ayez besoin de tenir des séances de réflexion plus longues au début pour permettre une discussion créative et collaborative, puis de mises à jour hebdomadaires sur les progrès réalisés dans le cadre du plan de commandite pendant quelques mois, puis réduire les mises à jour à une fois par mois.
Il y a également des sujets de communication plus banals qui doivent être couverts régulièrement. Certains de ces sujets pourraient être abordés lors d’une réunion (par exemple, les mises à jour sur la sélection des équipes), tandis que d’autres pourraient être abordés efficacement par courriel (par exemple, les changements de date ou de lieu d’un événement). Posez-vous la question : Quelles sont les mises à jour régulières qui doivent être communiquées à l’équipe? À quelle fréquence? Quel est le moyen le plus approprié (par exemple, Zoom, courriel, appel téléphonique)?
Établissez des priorités et adaptez vos réunions : Lorsque vous planifiez vos réunions, établissez des priorités parmi les sujets que vous allez aborder et assurez-vous d’avoir des objectifs clairs pour chaque réunion (par exemple, prendre des décisions sur deux questions clés). Veillez à ce que ces objectifs soient communiqués aux participants avant la réunion.
Des projets ou des situations précis peuvent nécessiter des réunions quotidiennes à certains moments, mais donnez-vous la permission de réduire le temps alloué à la réunion, puis de diminuer la fréquence des réunions, selon les besoins. Nous savons par expérience que les réunions s’étendent et se contractent en fonction du temps alloué. Soyez donc intentionnel dans la planification de ce qui est réellement nécessaire, et soyez prêt à clore la rencontre lorsque l’objectif principal de cette réunion est atteint. En outre, en tant que responsables, il est important de reconnaître que des réunions de plusieurs heures peuvent être irréalistes pour certains membres du personnel à l’heure actuelle, en fonction de leur situation de télétravail.
Réduisez le non essentiel et ajoutez de l’interaction sociale : Ce n’est peut-être pas le meilleur moment pour ajouter plus de réunions de faible priorité dans le calendrier. En fait, vous pourriez vouloir réduire les heures de réunion afin de donner la priorité aux réunions de contacts sociaux utiles. Consultez votre équipe pour savoir quels types d’activités sociales pourraient être intéressants (par exemple, dîners en ligne, 5 à 7 par vidéoconférence, questionnaires interactifs via des plateformes comme Kahoot). Trouvez des moyens amusants et appropriés pour que votre équipe puisse renouer avec les autres sur le plan social.
Donnez la parole : Si vous constatez que vous êtes le seul à parler pendant la majorité des réunions, vous faites probablement trop de comptes rendus. Réfléchissez d’abord à la possibilité de mieux partager le contenu par courriel ou par lien de diffusion sur le Web, plutôt que de prendre un temps déterminé dans le calendrier des gens. Ensuite, trouvez des moyens de faire participer les membres de l’équipe par l’entremise de discussions actives ou en les invitant à diriger des parties de la rencontre.
Tenez compte des besoins de chaque personne : Les gestionnaires ont besoin d’entrer en contact avec les membres de l’équipe, surtout en ces temps incertains. Il n’est pas nécessaire d’adopter une stratégie unique. En fait, il est important de se rappeler que les membres de l’équipe sont des personnes et peuvent avoir des besoins différents.
- Maintenez la fréquence régulière des appels de gestion de rendement, mais vérifiez également l’aspect humain, et pas seulement les aspects touchant l’employé. Pour de nombreuses personnes, la vie et le travail sont aujourd’hui profondément imbriqués. Demandez aux membres de votre équipe comment vont les choses. Comment pourriez-vous soutenir vos employés? Ou bien, tout simplement, invitez-les à prendre une pause pendant quelques minutes.
- Quel est le niveau de relation que chaque membre de l’équipe souhaite et dont il a besoin? Il se peut qu’une personne soit à l’aise avec des rencontres occasionnelles, tandis qu’une autre se sente plus isolée ou vulnérable et ait besoin d’appels plus fréquents. Si vous n’êtes pas sûr de ce dont vos employés ont besoin, demandez à quelle fréquence ils aimeraient vous parler.
Pensez au-delà de l’écran : Bien que les appels vidéo soient un outil fantastique, envisagez d’autres méthodes de communication. De simples appels téléphoniques, des textos, des messageries instantanées ou de brefs courriels sont également de bons moyens de rester en contact sans accabler le calendrier des gens.
Soyez indulgent avec vous-même : Vous risquez de ne pas réussir à mettre en place le plan de réunion et de communication au début. Avec l’aide et la contribution de votre équipe, adaptez vos plans au fur et à mesure. Même si ces conseils s’appliquent particulièrement à notre situation professionnelle actuelle, tous les conseils ci-dessus sont tout aussi applicables pour établir un rythme de connexion et de communication efficace lorsque vous serez de retour au bureau.