Les milieux de travail ont changé et, depuis les dernières années, ils donnent aux employés de plus en plus de possibilités en ce qui concerne la conception de leur espace physique, des heures de travail flexibles, et la possibilité de travailler sur place ou à distance. Ces changements découlent de la volonté des employeurs de créer des environnements de travail productifs pour leurs employés et de répondre à la nécessité croissante d’accommoder une nouvelle génération d’employés qui cherchent des expériences de travail flexibles.
Le travail à distance est une mesure d’accommodement que les organisations appliquent pour répondre à ce besoin grandissant. Une recherche de Gallup en 2017 a établi qu’en 2012, 39 % des employés travaillaient à distance au moins une partie de leur temps. Cette proportion a augmenté à 43 % en 2016. Les prévisions actuelles indiquent que ce nombre pourrait continuer de croître d’ici 2020, avec 75 % des employés qui travailleraient au moins une partie de leur journée à l’extérieur du bureau. En examinant les différents groupes d’employés, on constate que 90 % des membres des générations X et Y et des baby-boomers ont travaillé à distance. Parmi ce nombre, 60 % des membres de la génération Y ont profité pleinement de la possibilité de travailler à distance, comparativement à 33 % des baby-boomers (Society for Human Resource Management (SHRM); Comaford, 2017)).
Non seulement le nombre d’employés qui travaillent à distance a-t-il augmenté, mais le temps de travail à distance a aussi connu une croissance. En 2012, 34 % des employés ont travaillé moins de 20 % de leur temps à distance, et ce nombre a passé à 25 % en 2016; seulement 24 % des employés ont travaillé de 80 à 100 % de leur temps à distance en 2012 comparativement à 31 % en 2016. Pourquoi ces tendances changent-elles?
Arguments en faveur d’un effectif sur place
Les organisations citent souvent certaines raisons pour expliquer le fait qu’avoir des employés à distance n’est pas avantageux. D’ailleurs, Yahoo, Best Buy et IBM ont réduit leur nombre d’employés à distance en raison de préoccupations liées à une baisse du travail d’équipe, de collaboration et de communication. Quelques autres revendications :
- Les employés qui travaillent à distance 100 % du temps sont moins engagés que les autres
- Il est plus difficile d’intégrer de nouveaux employés qui sont à distance
- La culture de l’entreprise souffre lorsque des employés ne font pas partie de l’environnement quotidien
- Le travail à distance crée de défis en matière de leadership
- Il augmente les enjeux liés à la sécurité et à la protection des données
- Le travail dans différents fuseaux horaires cause des problèmes de compréhension et de communication
« La vitesse, la flexibilité, la créativité et les vraies expériences d’apprentissage au sein de votre équipe ne sont que quelques-uns des avantages de travailler en collaboration, sur place, dans un bureau… »
– Michelle Peluso, IBM
Pourquoi les organisations préfèrent-elles avoir des employés sur place?
- Ce système favorise l’innovation
- Les employés sur place sont plus faciles à gérer que les autres
- Il est plus facile de régler les problèmes techniques
- Certains employés préfèrent eux-mêmes être sur place
- Tout le monde n’est pas apte à travailler à distance
- Tous les emplois ni toutes les tâches ne peuvent être faits à distance
- La communication est plus facile et parfois plus claire en personne
- Une plus grande confiance est témoignée envers les employés sur place (loin des yeux, loin du cœur)
- Les jeunes employés peuvent recevoir des conseils et du mentorat plus facilement
- Il est plus facile d’accorder un horaire de travail flexible et du travail à temps partiel
Pourquoi le travail à distance est-il un choix logique?
« Donner le choix aux employés les habilite et contribue à un effectif plus heureux. »
– Sir Charles Branson, Virgin
De l’autre côté de la médaille, les employés citent certains facteurs expliquant pourquoi le travail à distance est intéressant. Voici les cinq principales raisons que les employés donnent pour travailler à distance (Source: West Unified Communication Services Remote Workforce Study)
Il est plus facile de prendre soin de leurs enfants lorsqu’ils sont malades- On évite les problèmes de transport
- On évite aussi les longs voyagements
- La productivité est accrue
- On évite les distractions
Du point de vue d’une organisation qui envisage d’offrir des possibilités de travail à distance, les raisons suivantes vont dans le sens de ce que disent les employés :
- Ce système assure des économies sur le plan de la quantité de locaux à bureaux nécessaire
- Le fait que l’employé n’a aucun déplacement à faire lui donne plus de temps et d’argent et réduit son stress
- L’employé a une plus grande autonomie et est habilité
- Le fait que l’employé a moins de distractions en travaillant à distance accroît sa concentration et donc sa productivité
- Les employés qui travaillent à distance au moins à temps partiel sont plus engagés et jugent qu’ils sont dans un milieu de travail plus positif que ceux qui ne travaillent jamais à distance
- Cette ouverture offre souvent un plus grand bassin de talents à partir duquel choisir les employés potentiels
Le débat concernant l’engagement
L’engagement et la productivité semblent être liés peu importe de quel côté du débat on se positionne. Comme les recherches nous disent que la durée idéale du temps que les employés devraient travailler à distance pour demeurer engagés est entre 60 % et 80 % de leur temps (Gallup 2017), il est important que les organisations envisageant d’avoir des employés à distance examinent comment elles peuvent rendre le travail à distance plus intéressant. .
- Elles doivent définir clairement la notion de productivité afin que tout le monde soit au courant des attentes
- Elles doivent reconnaître et féliciter les employés qui font du bon travail
- Elles doivent discuter avec les travailleurs à distance de leurs aspirations de carrière et de leur développement personnel
- Elles doivent donner à ces employés des occasions d’établir des liens avec leurs collègues en personne ou virtuellement
- Les gestionnaires devraient mettre en œuvre des pratiques de gestion intentionnelles et réfléchies
- Les courriels, les applications de clavardage et la vidéoconférence sont maintenant intégrés au nuage, ce qui fait en sorte qu’il est facile pour les travailleurs à distance de rester en contact avec leurs collègues
Des pratiques exemplaires
Voici certaines pratiques exemplaires à prendre en considération qui permettent aux gestionnaires de rendre le travail à distance gratifiant pour l’organisation et les employés.
- L’employé et le gestionnaire doivent être très clairs sur la façon dont la productivité est mesurée
- Les gestionnaires doivent apprendre à connaître leurs employés à distance sur le plan personnel en ayant des conversations non liées au travail lors de réunions ou d’appels
- Ils devraient créer des occasions d’avoir des interactions impromptues et favoriser ces moments imprévus qui inspirent la créativité et la collaboration grâce à l’utilisation de clavardage vidéo ou d’autres moyens de communication en ligne
- Une délégation efficace est encore plus essentielle, car les gestionnaires ne peuvent pas se rendre au bureau des employés à distance comme ils peuvent le faire avec les autres. Déléguer efficacement favorise l’appropriation du travail et réduit le risque d’établir une dynamique du genre « donner des ordres / recevoir des ordres » qui peut diminuer le sentiment d’appropriation, nuire à l’innovation, et réduire le sentiment d’autonomie que les gestionnaires compétents essayent de favoriser
- Travailler en étroite collaboration avec les employés à distance peut réduire leur stress causé par le fait de surtravailler pour faire valoir leurs efforts et leurs réalisations. Cela implique que les gestionnaires doivent communiquer constamment avec leurs employés et les rassurer
- Les gestionnaires devraient établir un horaire de communication avec leurs employés à distance et entre ceux-ci et le reste de l’équipe
- Il est recommandé de communiquer fréquemment (résultats, demandes, mises à jour) pour créer un sentiment d’inclusion au sein de tous les membres de l’équipe et ainsi instaurer un sentiment d’appartenance. Les gestionnaires devraient faire participer tout le monde lors des réunions et, si possible, tenir ces réunions par vidéoconférence. Étant donné que seulement 7 % de la communication est lié au contenu, le fait de voir chaque personne est essentiel
Donc, quelle position est la plus avantageuse?
Comme il a été mentionné, il y a de nombreux facteurs à considérer avant de décider de l’environnement de travail optimal d’une organisation. Au final, il n’y a pas de bon ou de mauvais choix. L’enjeu est plutôt de choisir l’option qui permet à l’organisation d’atteindre ses objectifs le plus efficacement possible.
Cet article de SIRCuit a été publié le 14 novembre 2017.