En hiver 2020, la Rocky Point Sailing Association (RPSA) à Port Moody, C.-B., était en mode de préparation en vue de la saison à venir. La RPSA est gérée principalement par des bénévoles, avec un effectif de dix employés saisonniers à temps plein qui encadre les programmes de développement à long terme de l’athlète (DLTA) auprès d’une clientèle de plus de 600 participants chaque année. Lorsque la pandémie de la COVID-19 s’est déclenchée, les programmes d’été 2020 affichaient déjà complets ou presque, et des douzaines de visites scolaires avaient été prévues pour le printemps.
Le comité exécutif de la RPSA a réagi immédiatement, convoquant un groupe de travail pour se pencher sur les restrictions en lien avec la pandémie, et les retombées pour l’association. Du moins pour commencer, nous étions optimistes, en pensant qu’advenant l’été, la pandémie serait de l’histoire passée. Quand il est devenu clair que la COVID-19 allait perdurer, nous avons commencé à nous faire des soucis pour l’avenir de la RPSA. À la longue, les bénévoles et le personnel de la RPSA ont su élaborer des politiques de retour au sport, ont monté en toute sécurité des programmes respectant les consignes de distanciation physique, et ont géré sagement les budgets pour assurer la santé financière à long terme de l’association. Pour notre comité exécutif, c’était une leçon d’humilité. Mais en même temps, l’expérience a donné lieu à un paradoxe fondamental : la COVID-19 a imposé la distanciation physique à toutes les facettes de nos activités, et pourtant cette même pandémie a resserré les liens dans notre communauté, et tout le monde se ralliait autour d’une passion commune et un espoir collectif pour un avenir meilleur. Le présent billet de blogue fait le bilan de certaines des leçons apprises et des démarches prises.
Mobiliser la communauté
Au mois de mars, nous avons lancé un appel d’aide à nos membres. Un groupe de travail bénévole a été établi, qui se réunissait en ligne chaque semaine. Le groupe de travail a pris contact avec la communauté sportive au sens large, et avec d’autres organisations encore (par exemple : BC Sailing, viaSport, d’autres organismes sportifs, et la ville de Port Moody) pour déterminer l’état des lieux et décider quelles démarches il fallait prendre. 
Cette appartenance à une communauté sportive plus large a été très bénéfique en ce sens que cela nous a donné accès à une variété de ressources sur la COVID-19. Le groupe de travail a mobilisé les entraîneurs et les parents pour assurer que ces deux groupes étaient représentés dans le processus de planification autour de la COVID-19. Les entraîneurs étaient désireux de participer au processus, et les parents étaient quasiment unanimes dans leur désir de faire monter les programmes d’été, avec des mesures de distanciation physique bien sûr. Beaucoup de parents ont écrit des lettres d’appui qui ont contribué à la réussite de notre demande d’une subvention de BC Community Gaming. Nous avons également pris contact avec les membres fondateurs de la RPSA, qui sont actuellement septuagénaires et octogénaires. Aux années 1990, ces fers de lance avaient créé la RPSA à partir d’une subvention municipale modique, des dons d’équipement, et une grande quantité de travail bénévole. Nous pensions qu’il était important de consulter ces organisateurs originaux et nous appuyer sur leur expérience et leurs conseils.
Élaborer des politiques de santé et de sécurité
À vrai dire, l’élaboration et la mise en œuvre de politiques de santé et la sécurité en lien avec la COVID-19 paraissait comme un défi de taille. Heureusement, les lignes directrices pour le retour au sport de viaSport et BC Sailing nous ont fourni un cadre complet et très utile sur lequel nous baser. La RPSA avait également le bonheur de compter parmi ses membres des personnes qui œuvrent dans le secteur de la santé et la sécurité au travail. Ces professionnels nous ont encadrés dans la mise en application des politiques. Nous avons affecté un agent de santé et sécurité pour veiller au respect des politiques, et pour répondre aux questions et aux préoccupations éventuelles des membres, des participants/parents, et des entraîneurs. Au-delà des consignes de sécurité de base pour la COVID-19, nous avons mis en place les mesures suivantes : on attribuait à chaque participant des équipements spécifiques sur la durée du programme; les équipements et les surfaces fréquemment touchées ont été nettoyés après chaque utilisation; et tous les participants devaient porter un masque quand on n’était pas sur l’eau. Les entraîneurs ont fait preuve de créativité dans l’adaptation des programmes : ils ont apporté des modifications fondamentales à la prestation des programmes DLTA à la RPSA, tout en veillant à assurer aux participants une expérience sécuritaire et de qualité. Les jeux et les compétitions se sont tenus (avec mesures de distanciation sociale), et les participants ont continué à s’amuser et à sourire. Les leçons de navigation en double qui s’enseignaient typiquement ont été adaptées pour la navigation solitaire.
Comprendre la situation financière
La RPSA a la bonne fortune d’avoir engagé une série de trésoriers qui ont géré sagement les finances. Néanmoins, la COVID-19 a apporté des enjeux bien au-delà des capacités d’un seul bénévole. Par exemple : nous avons dû annuler tous les programmes ordinaires et rembourser tous les participants inscrits; nous avons dû revoir les budgets de fond en comble, soumettre des demandes de financement d’urgence, et relancer les inscriptions pour des programmes adaptés et à capacités diminuées. Le groupe de travail a appuyé le trésorier en analysant l’incidence de la COVID-19 sur les finances de la RPSA. À titre d’exemple, les programmes se sont déroulés à un dixième de la capacité ordinaire, ce qui a représenté une diminution de 79% au niveau des recettes. Du fait de quantifier et analyser les effets de court et de long terme, le groupe de travail a su prendre des décisions éclairées sur les dépenses; de même pour la planification en vue de 2021.
Planification de la relève
Les efforts d’atténuer les incidences de la COVID-19 ont été un dur travail, c’est le moins qu’on puisse dire. En même temps, nous étions conscients que nos bénévoles s’affrontaient à des difficultés dans leur vie personnelle et professionnelle à cause de la pandémie, et que le stress était énorme. Nous avons effectué une analyse FFPM (forces, faiblesses, possibilités, menaces), et la planification de la relève est ressortie comme une faiblesse. En conséquence, nous nous sommes mis à recruter activement de nouveaux membres apportant une grande variété d’antécédents et d’expérience, et qui souhaitaient aider la RPSA a trouver son chemin dans cette « nouvelle normalité » en 2021. Nous avons également demandé à un de nos entraîneurs de sonder les membres et les participants/parents des deux dernières années. Ce sondage nous a indiqué les qualités de la RSPA qui étaient valorisées, les domaines dans lesquels l’association pourrait mieux faire, et les souhaits des participants/parents quant aux programmes futurs. Ces perspectives ont été présentées dans un rapport qui a proposé une série de recommandations et qui a jeté les bases pour la planification. Ce rapport a été utile aussi pour activer les bénévoles dans la réalisation d’une vision claire et commune pour 2021. Dernier point mais pas le moindre : la COVID-19 a accéléré la transformation numérique de la RPSA. Tenues au format virtuel, la plupart de nos réunions générales mensuelles ont battu les records d’assistance. Nous avons programmé des paiements automatiques pour les dépenses fixes; et tous les documents de planification ont été stockés en organisés sur la plateforme Microsoft SharePoint. Une telle plateforme de partage de fichiers a été un élément incontournable de la facilitation et la conservation du savoir organisationnel.
Quelques dernières réflexions
Les bénévoles font partie intégrale du système du sport canadien. La RPSA n’aurait pas su surmonter les défis posés par la COVID-19 sans l’aide et le dévouement de nos bénévoles et de notre effectif, le soutien de la communauté au sens large, et l’accès aux ressources sur la COVID-19 provenant d’une variété d’organisations régionales du sport. Le fait d’avoir une idée très claire de la mission et la vision de la RPSA et de ses liens avec la communauté a aidé non seulement à orienter les décisions prises par le groupe de travail mais également à recruter de nouveaux membres. Le chemin parcouru par la RPSA l’été dernier a remonté le moral et a renforcé notre sens de communauté. En plus, la pandémie a propulsé certains changements et a obligé la RPSA à faire preuve d’innovation et de souplesse, ce qui a amélioré le rendement des opérations de l’organisation. Ce fut un énorme travail, achevé grâce à notre croyance fondamentale que le sport communautaire est un élément intégral du tissu social. C’est un moyen pour les jeunes d’apprendre de nouvelles compétences, tisser des liens d’amitié, renforcer la confiance, et cultiver une passion qui, espérons-le, durera pour toute leur vie. J’espère que le récit de nos expériences va contribuer à l’essor des connaissances sur le sport dans cette époque de la COVID-19.